Kort gezegd kunnen we stellen dat er twee manieren zijn om je facturen te maken. Namelijk met Excel of facturatie software. Het is voor iedere ondernemer verschillend waar de voorkeur van factureren ligt. Maar welke manier past eigenlijk het beste bij jouw bedrijf? Kun je jouw facturatie het beste doen in Excel of toch met software? Na het lezen van deze blog weet jij welke manier van factureren het beste bij jou past.

Wanneer stel je facturen op in Excel?

Facturen maken in Excel is voornamelijk geschikt voor ondernemers die met een beperkt aantal opdrachtgevers werken en veel regelmatige uren maken. Om je facturatie in Excel te doen moet je wel basiskennis van Excel en voldoende tijd hebben. Om het makkelijker te maken zijn er op het internet gratis templates te vinden om je facturen te maken in Excel. Je kunt dus direct beginnen!

Wat zijn de voordelen van Excel?

Het grootste voordeel van Excel is dat het gratis is. De meeste mensen beschikken over een desktop met daarop het Office-pakket. Mocht jouw desktop dit niet hebben, dan kun je ook gratis gebruik maken van Google Spreadsheets. Zoals hierboven gezegd zijn er verschillende templates beschikbaar zodat je direct kunt beginnen. Mocht je wat meer kennis hebben van Excel, dan kun je zelf een opzet maken en deze ontwerpen naar jouw smaak.

Wat zijn de nadelen van Excel?

Het grootste nadeel van Excel is dat het bestand niet erg uitgebreid kan worden. Als jouw factuurstroom toeneemt, heb je de kans dat het snel onoverzichtelijk wordt. Hierdoor kun je het niet goed gestructureerd bijhouden in Excel. Ook zal je bij een grotere facturatiestroom moeilijkere Excel formules moeten gebruiken, daardoor wordt de kans dat je een foutje maakt groter. Facturen opstellen in Excel kost je ook een hoop tijd, omdat alles handmatig moet worden ingevoerd en verwerkt.

Wanneer kies je voor facturatie software?

Wil je niet zoveel tijd besteden aan facturen sturen en liever zoveel mogelijk tijd in je onderneming steken? Dan kun je het beste kiezen voor een factuurprogramma. De software neemt veel handmatige handelingen van je over, waardoor je een hoop tijd kunt besparen. Ook als je wat minder kennis hebt van digitaal factureren of Excel, is het verstandig om voor facturatie software te kiezen.

Wat zijn de voordelen van een factuurprogramma?

Tijdbesparing is het grootste voordeel van facturatie software. Dat komt doordat de software veel handmatige invoer taken van je overneemt. Je hoeft bijvoorbeeld zelf de facturen niet meer op te stellen. In het programma kun je een standaard format maken, waarin je alleen nog relevante klantgegevens hoeft in te vullen. Daardoor bespaar je een hoop tijd en zal jouw factuur netjes, verzorgd en compleet zijn. Verder staat jouw data altijd veilig opgeslagen in de cloud. Je zal dus nooit meer data van jouw facturatie verliezen. Als je de factuur software koppelt aan boekhoudsoftware, profiteer je van nog meer voordeel. Zodra een factuur betaalt is, wordt het direct veranderd in jouw boekhouding. Gegevens uit jouw boekhouding worden automatisch ingevuld op de factuur. Zo bespaar je jezelf en jouw boekhouder een hoop tijd en (type)werk.

Wat zijn de nadelen van een factuurprogramma?

Zoals eerder verteld, is het gebruik van Excel gratis. Als je facturen wil maken met behulp van software, zal je daarvoor moeten betalen. Qua prijs geldt: hoe uitgebreider de software, hoe hoger de prijs. De betaling van een factuurprogramma gebeurt maandelijks, per jaar of eenmalig. Als je toch maar een aantal basisfuncties nodig hebt, ben je voor een paar tientjes per maand klaar.

Welke manier van facturen maken past het beste bij jou?

Ben je er al uit welke manier van facturatie het beste is voor jou? Het is belangrijk dat je kiest voor de meeste geschikte optie voor jouw bedrijf. De ene manier is niet beter dan de ander. Als je voldoende kennis en tijd hebt, maar liever geen geld wilt uitgeven kun je kiezen voor Excel. Wil je tijd besparen en heb je wat minder kennis over het maken van facturen? Kies dan voor een factuurprogramma. Twijfel je nog? Kijk dan eens naar een gratis proefperiode van facturatie software. Als dat niet bevalt, kun je altijd weer terug naar Excel.